Kancelaria

Aplikacja Kancelaria rozwiązuje w organizacji problemy związane z rejestrowaniem dużej ilości dokumentów przychodzących i wychodzących bez względu na ich formę (pismo, fax, email, telefon, przesyłka, list, notatka wewnętrzna, paczka itp.). Stanowi unowocześnienie tradycyjnych, papierowych dzienników podawczych, dzienników korespondencji, przyspieszając i ułatwiając dostęp do pełnej informacji o dokumencie (np. kiedy został zarejestrowany, kto za niego odpowiada, gdzie w danym momencie się znajduje, jakie zostały podjęte działania i np. w którym segregatorze możemy znaleźć oryginał dokumentu).

Wdrożenie aplikacji Kancelaria pozwoli zapanować nad rozdzielaniem i dystrybucją dokumentów, stworzy również elektroniczne archiwum, które umożliwi nam szybki i sprawny dostęp do interesujących dokumentów oraz ich historię.

Funkcje i zalety

  • Rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej
  • Elektroniczny obieg korespondencji.
  • Automatyczne powiadamianie o przyjściu przesyłki przy pomocy poczty elektronicznej.
  • Tworzenie zestawień korespondencji według różnych kryteriów: data, nadawca,odbiorca, znak nadawcy, numer w dzienniku itp.
  • Tworzenie bazy, rejestru nadawców korespondencji (firm i osób).
  • Monitoring zarejestrowanych dokumentów w organizacji.
  • Generowanie zestawień dokumentów (spraw), których termin np. odpowiedzi jest przekroczony lub zagrożony.
  • Elektroniczne archiwum oraz historia dokumentów.

Główne zalety tego rozwiązania to, między innymi:

  • Rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej w organizacji.
  • Automatyzacja i wspomaganie pracy sekretariatu.
  • Definiowany elektroniczny obieg korespondencji.
  • Automatyczne powiadamianie odpowiednich osób o nadejściu nowej korespondencji.
  • Kontrolowany, bezpieczny i szybki dostęp do korespondencji wraz z pełną informacją o miejscu i statusie dokumentu w danym momencie.
  • Przeglądanie dokumentów według różnego rodzaju reguł i kategorii.
  • Uporządkowane i skatalogowane archiwum dokumentów w oparciu o zdefiniowane kategorie.
  • Kontrolowany i bezpieczny dostęp do dokumentów.

Opis

Aplikacja Kancelaria jest to aplikacja pozwalająca na rejestrowanie wszelkich dokumentów przychodzących do organizacji jak i wychodzących niezależnie od ich formy (pismo, fax, email, telefon, przesyłka, list, notatka wewnętrzna, paczka itp.). Zastępuje w organizacji dziennik podawczy czy też rejestr korespondencji. Aplikacja przeznaczona jest dla pracowników sekretariatów i kancelarii ułatwiając im przyjmowanie i wysyłanie wszelkiej korespondencji, dekretowanie dokumentów zgodnie z zdefiniowanym schematem funkcyjno-organizacyjnym. Może obsługiwać dowolną ilość niezależnych sekretariatów, kancelarii czy komórek funkcyjnych, ułatwiając i porządkując wymianę dokumentów oraz informacji w ramach organizacji. Komórki decyzyjne mają dostęp do wszelkich informacji związanych z dokumentem-sprawą. Aplikacja ułatwia wyszukiwanie żądanej informacji według różnorodnych kryteriów.

Zastosowanie

Kancelarie i sekretariaty dowolnych organizacji gdzie zachodzi potrzeba rejestracji dokumentów przychodzących i wychodzących również dokumentów wewnętrznych (np. pomiędzy sekretariatami, komórkami, działami itp.)