Katalog aplikacji

Aplikacja Kancelaria pozwala na rejestrowanie wszelkich dokumentów przychodzących do organizacji jak i wychodzących niezależnie od ich formy (pismo, fax, email, telefon, przesyłka, list, notatka wewnętrzna, paczka itp.). Zastępuje w organizacji dziennik podawczy czy też rejestr korespondencji. Aplikacja przeznaczona jest dla pracowników sekretariatów i kancelarii ułatwiając im przyjmowanie i wysyłanie wszelkiej korespondencji, dekretowanie dokumentów zgodnie z zdefiniowanym schematem funkcyjno-organizacyjnym. Może obsługiwać dowolną ilość niezależnych sekretariatów, kancelarii czy komórek funkcyjnych, ułatwiając i porządkując wymianę dokumentów oraz informacji w ramach organizacji. Komórki decyzyjne mają dostęp do wszelkich informacji związanych z dokumentem-sprawą. Aplikacja ułatwia wyszukiwanie żądanej informacji według różnorodnych kryteriów.

Aplikacja Struktura Organizacyjna umożliwia odwzorowanie dowolnych struktur występujących w organizacji, takich jak struktura działowa, struktura raportowania (zależności służbowe), struktura procesowa i innych.

Możliwe jest to dzięki elastycznemu narzędziu do zarządzania elementami struktury, które umożliwia osobom posiadającym odpowiednie uprawnienia, na dowolne definiowanie:

  • Składników (elementów), z jakich składa się struktura, np.: działy, piony, lokalizacje, zespoły.
  • Wielu struktur/organizacji, które występują w przypadku grupy firm, rozwoju holdingów lub innych przedsięwzięć.
  • Stanowisk występujących w obrębie elementów struktury.

Struktura organizacyjna odzwierciedla miejsce pracownika w strukturze organizacyjnej pozwalając na szybki dostęp do informacji na temat jego przełożonych i podwładnych, a w ten sposób automatyczne przekazanie dokumentu do akceptacji bez konieczności wybierania z listy właściwej osoby. Wizualizacja struktury organizacyjnej firmy w intranecie/portalu korporacyjnym działa w sposób w pełni zautomatyzowany. Oznacza to, że każda zmiana w strukturze, zarejestrowana w aplikacji z poziomu Lotus Notes/Domino przeniesiona zostaje do warstwy prezentacyjnej w sposób automatyczny.

Aplikacja Rezerwacja zasobów służy do zarządzania zdefiniowanymi zasobami w organizacji. Zintegrowana jest z typową aplikacją Lotus Notes ZASOBY. Interfejs graficzny pozwala na pełną obsługę rezerwacji z poziomu przeglądarki www a prezentowany diagram (widok Dniowy, Tygodniowy, Miesięczny i Zadany) umożliwia szybkie i czytelne sprawdzenie dostępności zasobu oraz rezerwacje w określonym terminie.

Aplikacja jest obsługiwana również poprzez standardowego klienta Lotus Notes. Istnieje możliwość definiowania kolorystyki zasobów, edycji rezerwacji zarówno dla LN jak i www oraz usuwania rezerwacji przez autora lub menadżera aplikacji. Aplikacja obsługuje notyfikacje przypominając o rezerwacji (harmonogram definiuje menadżer aplikacji). Dla uprawnionych użytkowników dostępne są RAPORTY prezentujące ilość rezerwacji i ilość uczestników w zadanym okresie (miesiąc, rok, łącznie).

Aplikacja Rejestr Umów umożliwia zarejestrowanie dowolnej umowy w oparciu o zdefiniowane formularze (standardowy i dedykowany dla umów GSM). Do rejestrowanej umowy możliwe jest załączenie zeskanowanych dokumentów umów, aneksów i innych związanych z umową.

Prawo do rejestrowania umowy mają tylko użytkownicy z uprawnieniami Redaktora (tworzenie, edycja i usuwanie umów). Redaktor definiuje również osobę/grupę z uprawnieniami Czytelnika do rejestrowanej umowy (tylko przeglądanie umów oraz prawo do pracy z załącznikami). Przeglądanie umów w aplikacji możliwe jest przy pomocy zdefiniowanych nawigatorów/widoków, które pozwalają wyświetlać je i sortować wg różnych kryteriów.

Aplikacja automatycznie generuje notyfikacje rozsyłając pocztę elektroniczną z właściwymi komunikatami do osób odpowiedzialnych za daną umowę (opiekun umowy), oraz zdefiniowanych (przełożony opiekuna, asystentka/asystent ) przez cały cykl życia umowy (od zarejestrowania po zamknięcie).